ขนของออกบูธงานแสดงสินค้าและอีเวนต์ วางแผนอย่างไรให้ของครบ ตั้งบูธทัน ไม่เสียคิวหน้าฮอลล์

คู่มือขนส่งของออกบูธ งานแฟร์ งานแสดงสินค้า และอีเวนต์ ฉบับผู้ออกบูธ ตั้งแต่จองคิวขนของเข้าฮอลล์ เทคนิคแพ็คและติดป้ายลัง ตัวอย่างไทม์ไลน์สมมติ ข้อผิดพลาดวันเข้างาน และการเก็บของขากลับให้ครบทุกชิ้น

ทำไมงานออกบูธถึงพลาดกันบ่อยที่สุดตอนขนของ ไม่ใช่ตอนขาย

ใครที่เคยออกบูธงานแสดงสินค้า ไม่ว่าจะเป็นงานแฟร์ที่เมืองทองธานี ไบเทคบางนา หรือศูนย์ประชุมต่างจังหวัด จะรู้ดีว่าวันที่เหนื่อยที่สุดไม่ใช่วันขาย แต่คือวันเข้างานกับวันเก็บบูธ ของหลักสิบลังต้องไปถึงหน้าฮอลล์ตรงเวลาคิวที่ผู้จัดกำหนด ต้องมีคนยก มีรถที่เข้าจุดขนถ่ายได้ และต้องตั้งทุกอย่างให้เสร็จก่อนเวลาปิดฮอลล์ พลาดคิวเดียวอาจหมายถึงการตั้งบูธไม่ทันวันเปิดงาน

ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากรถเสียหรือของหาย แต่เกิดจากการวางแผนที่เผื่อเวลาน้อยเกินไป และการใช้รถผิดขนาด ขนของออกบูธหนึ่งงานมักมีทั้งโครงบูธ เคาน์เตอร์ ชั้นวาง สินค้าตัวโชว์ สต๊อกสำหรับขาย และอุปกรณ์จุกจิกอีกมาก ปริมาณรวมมักเกินรถกระบะหนึ่งคันเสมอ บทความนี้สรุปวิธีวางแผนขนของออกบูธตั้งแต่สองสัปดาห์ก่อนงานจนถึงวันเก็บบูธ ให้เอาไปใช้ได้กับงานหน้าทันที

สองสัปดาห์ก่อนงาน เช็คกติกาฮอลล์และจองรถให้ตรงกับคิวขนของ

เริ่มจากอ่านคู่มือผู้ออกบูธของผู้จัดงานให้ละเอียด ทุกฮอลล์ใหญ่มีกติกาชัดเจนว่ารถขนของเข้าได้ทางประตูไหน ช่วงเวลาใด บางงานต้องลงทะเบียนทะเบียนรถล่วงหน้า บางงานจำกัดเวลาจอดที่จุดขนถ่ายไม่เกินสามสิบนาทีถึงหนึ่งชั่วโมง ข้อมูลพวกนี้กำหนดทุกอย่างที่เหลือ ทั้งเวลาออกรถ จำนวนคนยก และลำดับการโหลดของขึ้นรถ ถ้าคิวขนของเข้าของคุณคือหกโมงเช้า รถต้องออกจากโกดังตั้งแต่ตีสี่ตีห้าเผื่อรถติดหน้างานซึ่งเกิดขึ้นแทบทุกงานใหญ่

เรื่องขนาดรถ ให้ลิสต์ของทั้งหมดแล้วกะปริมาตรรวมก่อนจอง บูธมาตรฐานเก้าตารางเมตรพร้อมสต๊อกขายมักใช้พื้นที่ระดับรถหกล้อหนึ่งคันพอดี ข้อดีของหกล้อคือของทั้งงานไปเที่ยวเดียว ไม่ต้องวิ่งสองสามรอบด้วยรถกระบะซึ่งเสี่ยงตกคิวขนถ่ายในรอบหลัง และควรเลือกทีมรถที่มีคนยกมาด้วยอย่างน้อยสองคน เพราะจุดขนถ่ายของฮอลล์ใหญ่มักห่างจากตัวบูธหลายร้อยเมตร ต้องใช้รถเข็นลากเข้าไปหลายรอบ ถ้าทีมรถมีรถเข็นและผ้าห่มกันกระแทกมาเองจะประหยัดเวลาไปได้มาก

เทคนิคแพ็คของออกบูธ ติดป้ายให้ฉลาด ตั้งบูธเร็วขึ้นเป็นชั่วโมง

หัวใจของการแพ็คของออกบูธคือ แพ็คตามลำดับการตั้ง ไม่ใช่ตามประเภทของ ลังที่ต้องเปิดก่อนคือโครงบูธ ป้าย และเครื่องมือ ให้โหลดขึ้นรถเป็นลำดับท้ายสุดเพื่อให้ลงจากรถก่อน ส่วนสต๊อกสินค้าที่ใช้ขายวันท้าย ๆ ให้เข้าไปลึกสุดของรถ วิธีนี้ทำให้หน้างานไม่ต้องรื้อหาของ และตั้งบูธเป็นขั้นเป็นตอนได้ทันที

ทุกลังต้องมีป้ายสามบรรทัดคือ ชื่อบริษัทกับหมายเลขบูธ หมายเลขลังเทียบกับจำนวนรวม เช่น ลังที่ 7 จาก 18 และคำอธิบายสั้น ๆ ว่าข้างในคืออะไร พร้อมทำใบรายการของทั้งหมดไว้หนึ่งแผ่นให้คนคุมงานถือ เช็คตอนของขึ้นรถหนึ่งรอบ ลงจากรถหนึ่งรอบ ของแตกง่ายอย่างตัวอย่างสินค้า จอโทรทัศน์ หรือชั้นกระจก ให้ห่อแยกด้วยบับเบิ้ลและผ้าห่ม ติดป้ายระวังแตกให้เห็นชัดทุกด้าน และอย่าลืมกล่องฉุกเฉินหนึ่งใบที่มีเทป กรรไกร สายไฟต่อพ่วง และปลั๊กสามตา กล่องนี้ช่วยชีวิตคนออกบูธมานักต่อนัก

ตัวอย่างไทม์ไลน์สมมติ ออกบูธงานแฟร์สามวันที่เมืองทองธานี

ลองดูตัวอย่างสมมติของร้านสินค้าไลฟ์สไตล์ที่ออกบูธงานแฟร์สามวัน ผู้จัดให้คิวขนของเข้าวันก่อนเปิดงานเวลาแปดโมงเช้าถึงเที่ยง ทีมงานวางแผนแบบนี้ สองวันก่อนคิว แพ็คของเสร็จทั้งหมด 18 ลังพร้อมป้ายครบ หนึ่งวันก่อนคิว โหลดของขึ้นรถหกล้อช่วงเย็นตามลำดับที่วางไว้ วันเข้างาน รถออกตีห้าครึ่ง ถึงจุดลงทะเบียนรถเจ็ดโมง เข้าจุดขนถ่ายแปดโมงสิบห้า ใช้เวลาลำเลียงของถึงบูธประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่งด้วยรถเข็นสามคันกับคนยกสองคน ตั้งบูธเสร็จบ่ายสอง เหลือเวลาเผื่อแก้งานอีกหลายชั่วโมงก่อนฮอลล์ปิด

จุดที่หลายทีมพลาดคือขากลับ วันสุดท้ายของงานทุกบูธเก็บของพร้อมกัน ลิฟต์ขนของและจุดขนถ่ายจะแน่นที่สุดในรอบทั้งงาน ถ้าไม่จองรถขากลับล่วงหน้าและไม่นัดเวลาให้ชัด ของจะไปกองรออยู่หน้าฮอลล์หลายชั่วโมง ทางที่ดีคือใช้ทีมรถเจ้าเดิมทั้งขาไปขากลับ นัดเวลารับของหลังงานปิดราวหนึ่งถึงสองชั่วโมง และใช้ใบรายการของชุดเดิมเช็คของขึ้นรถ จะรู้ทันทีว่าครบทั้ง 18 ลังหรือมีอะไรตกค้างที่บูธ

ออกบูธงานหน้า ให้มืออาชีพช่วยขนตั้งแต่โกดังถึงหน้าบูธ

งานออกบูธหนึ่งครั้งคือการลงทุนทั้งค่าพื้นที่ ค่าตกแต่ง และเวลาของทีมงาน อย่าปล่อยให้ทั้งหมดสะดุดเพราะเรื่องขนของที่วางแผนได้ล่วงหน้า ถ้างานหน้าอยากได้ทีมขนส่งที่เข้าใจจังหวะงานอีเวนต์ JEFF INTER มีรถหกล้อ 16 คันพร้อมทีมแพ็คและยกของ รับขนของออกบูธ งานแสดงสินค้า และงานอีเวนต์ทั่วประเทศ ทั้งขาไปและขากลับ พร้อมช่วยวางไทม์ไลน์ให้ตรงคิวขนถ่ายของแต่ละฮอลล์ ประเมินฟรี ไม่เก็บเงินล่วงหน้า ของถึงมือค่อยจ่าย โทร 084 672 2669 (คุณแนน) หรือแอดไลน์ @jeffinter ส่งรายละเอียดงานมาคุยกันก่อนได้เลย

อ่านบทความทั้งหมด →